Decisões: como acerta-las?

Imagine que sua empresa tem vindo a expandir-se rapidamente ao longo dos últimos 12 meses. As vendas cresceram 50 por cento, mas os custos e despesas gerais também têm aumentado, assim que seu lucro operacional caiu. As decisões precisam ser feitas – e rápido! O que você faria em uma situação dessas? Qual o meio que utilizaria para reverter essa situação?

Todos os dias somos obrigados a tomar decisões, umas mais fáceis e outras mais difíceis, mas uma resposta temos que dar, certo?

Algumas das suas decisões são tão rotineiras, que você faz de olhos fechados. Mas compensação tem decisões difíceis ou desafiadoras que exigem muita atenção. Estas são o tipo de decisões que envolvem:

Incerteza – Muitos dos fatos são desconhecidos.

Complexidade – Não pode haver muitos fatores relacionados para considerar.

Consequências de alto risco – O impacto de uma decisão pode ser significativo.

Alternativas – Pode haver várias alternativas, cada uma com seu próprio conjunto de incertezas e consequências.

Questões interpessoais – Você precisa prever como as pessoas envolvidas reagirão.

Quando você está tomando uma decisão que envolve questões complexas como essas, você também precisa se envolver no problema, bem como as competências utilizadas para a tomada de decisões. Vale a pena usar um método eficaz, para melhorar a qualidade de suas decisões e obter bons resultados.

Este artigo descreve um processo para a combinação de estratégias de tomada de decisão e resolução de problemas em situações desafiadoras.

Em situações de negócios, as decisões podem falhar muitas vezes porque as melhores alternativas não são claras no início, ou fatores-chave não são considerados como parte do processo. Para evitar que isso aconteça, você precisa trazer um método ou uma estratégia de tomada de decisão e resolução de problemas, para esclarecer o seu entendimento.

Um processo lógico pode ajudá-lo a tomar decisões por ter certeza que você abordou todos os elementos necessários para um bom resultado.

Trabalhando através deste processo irá reduzir a probabilidade de negligenciar fatores importantes. Uma abordagem de sete passos:

Criar um ambiente construtivo.

Investigar a situação com detalhes.

Gerar alternativas.

Explorar opções.

Escolher a melhor solução.

Avaliar o seu plano.

Comunicar a sua decisão, e tomar as medidas.

Vejamos cada uma dessas etapas em detalhes.

Passo 1: Criar um ambiente construtivo

As decisões podem tornar-se complexa quando elas envolvem ou afetam outras pessoas, por isso criar um ambiente construtivo, no qual explorar a situação e analisar as opções.

Muitas vezes, quando você é responsável por tomar uma decisão, você tem que depender dos outros. Se é mais apropriado para tomar uma decisão em conjunto a um grupo, realizar uma análise das partes interessadas para identificar de como e quem incluir no processo. Aumentando o compromisso de outras pessoas, certifique-se de que estas partes interessadas estão bem representados dentro de seu grupo.

Incentive as pessoas a contribuírem nas discussões, debates e análises sem qualquer medo dos outros participantes rejeitarem as suas ideias. Certifique-se que todos saibam o objetivo é a melhor decisão possível nas circunstâncias atuais.

Passo 2: Investigar a situação com detalhes.

Antes de tomar uma decisão, você precisa ter certeza de que você compreenda plenamente a situação. Pode ser que seu objetivo pode ser abordado de forma isolada, mas é mais provável que haja uma série de fatores inter-relacionados a considerar. A alteração feita em um departamento, por exemplo, poderia repercutir em outros lugares.

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Começa a decisão no contexto do problema que se pretende tratar. Use os 5 por quês, técnica para determinar se o problema indicado é a questão real, ou apenas um sintoma de algo mais profundo. Você também pode usar análise de para rastrear um problema às suas origens.

Uma vez que você descobriu a causa do problema, defina o problema usando técnicas para extrair a maior quantidade de informações a partir do que você sabe para tirar conclusões sólidas a partir dos fatos.

Passo 3: Gerar alternativas.

Quanto mais ampla as opções para explorar, melhor será a sua decisão, é provável que seja.

Gerando um número de opções diferentes pode parecer que a sua decisão se torne mais complicada no início, mas o ato de ter mais alternativas obriga a cavar mais fundo e olhar para o problema em diversos ângulos.

Isto é, pode ser útil para empregar uma variedade de técnicas que irão auxilia-lo a sair de seus padrões normais e chegar a algumas soluções verdadeiramente inovadoras.

Passo 4: Explorar opções

Quando estiver satisfeito com que você tem de alternativas realistas, é hora de avaliar a viabilidade, os riscos e as implicações de cada um.

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Quase todas as decisões envolvem um certo grau de risco. Faça uma análise do impacto que esse risco possa causar.

Outra forma de avaliar as suas opções é a de considerar as consequências de cada um. Ou você pode realizar uma análise de impacto, para debater as consequências que podem surgir com a sua decisão.

Outras considerações são se os recursos são adequados, e se a solução corresponda aos seus objetivos, bem como a decisão é susceptível de funcionar a longo prazo. Apesar da viabilidade financeira de uma decisão é interessante utilizar Análise de Custo-Benefício.

Passo 5: Escolher a melhor solução

Uma vez que você avaliou todas as alternativas, o próximo passo é fazer a sua decisão. Se uma alternativa particular é claramente melhor do que o resto, sua escolha será óbvia. No entanto, se você ainda tem várias opções, há uma quantidade considerada de ferramentas que o ajudarão a decidir entre elas.

Passo 6: Avaliar o seu plano

Com todo o esforço e trabalho duro que você já investiu na avaliação e seleção de alternativas, pode ser tentador avançar nesta fase. Mas agora, mais do que nunca, é o momento de certificar a sua decisão. Afinal, o erro é o melhor método de aprendizagem, mas muito melhor é prevenir de errar.

Antes de começar a implementar a sua decisão, olhe com muita atenção novamente para que os erros não surjam durante a tomada de decisões.

Discuta suas conclusões preliminares com as partes interessadas, importante que eles possam detectar possíveis falhas, fazer recomendações, e apoiar suas conclusões. Ouça a sua própria intuição, também, e em silêncio e metodicamente teste hipóteses e decisões contra a sua própria experiência. Se você tem alguma dúvida, examiná-las cuidadosamente para descobrir o que está incomodando você.

Passo 7: Comunicar a sua decisão, e tomar as medidas.

Depois de ter tomado a sua decisão, você precisa comunicá-la a todos os envolvidos de uma forma tranquila e inspiradora.

Envolvê-los na implementação da solução, discutindo como e por que você chegou a essa decisão. Quanto mais informações você fornecer sobre os riscos e benefícios previstos, as pessoas estarão mais aptas a apoiar sua decisão.

Se as pessoas apontam uma falha no seu processo, como resultado, tem a humildade de acolher e rever seus planos de forma adequada – é muito melhor fazer isso agora, mais barato, do que ter que fazê-lo quando está quase tudo pronto.

Embora a resolução de problemas e tomada de decisões são processos diferentes, muitas vezes é necessário combiná-los quando tomar uma decisão complexa.

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João Ricardo Leader Coach